概要
すべてのコンテンツは、コンテンツフォルダーを通して管理される、セキュリティとカテゴリー構造を通して管理されます。コンテンツは、フォルダーとサブフォルダーという二層構造のフォルダーに保存されます。
レポートのセキュリティは、個別のアイテムレベルではなく、フォルダーやサブフォルダーレベルで制御されます。これは、システム内でのレポート作成を簡略化するためです。
- フォルダーは、サブフォルダーをグループに分割して保管するために使用します。フォルダーに、直接コンテンツを保存することはできません。
- サブフォルダーは、定義済みフォルダーの中に存在し、機能やアクセス権を指定することが可能で、コンテンツを保存するために使用します。
この構造に保存されるコンテンツは、レポート、ダッシュボードタブ、ストーリーボード、ビュー、データトランスフォーメーションフロー、ストーリーです。
コンテンツを保存する前に、フォルダーとサブフォルダー両方の準備が必要です。
フォルダーの作成
サブフォルダーを保存する親フォルダーを作成するには、以下の手順に従います。
- レフトサイドナビゲーションから「管理」＞「管理コンソール」に移動します。
- コンテンツフォルダータブを展開し、「追加」ボタンをクリックします。
新規フォルダー設定ページが開くので、必要な情報を入力します。
パラメーター 説明 フォルダー名 コンテンツの保存や閲覧時に表示される、フォルダーの名前を入力します。 説明 使用目的と使用者を分かりやすくするために、フォルダーの説明を入力します。 フォルダーの階層 フォルダーの階層を定義します。新規親フォルダーを作成する場合は、「最上位」を選択します。 並び順
（高度な設定）フォルダーを表示する順序を定義します。例えば、1を設定すると、対象のフォルダーが一番上に表示されます。デフォルトでは0に設定されており、この場合フォルダーは英数字順に表示されます。 - 「送信・実行」ボタンをクリックし、設定を完了します。
- 次に、サブフォルダーを作成します。詳細な手順は、以下の項目を参照してください。
サブフォルダーの作成
サブフォルダーを作成するには、以下の手順に従います。少なくとも、ひとつのフォルダーを事前に作成しておく必要があります。
- フォルダーを作成したら、管理コンソールのコンテンツフォルダー一覧下部にある「追加」ボタンをクリックして、サブフォルダーを定義します。
- 同様の新規フォルダー設定ページへ移動します。「フォルダーの階層」項目で、サブフォルダーを作成するための親フォルダーを選択します。親フォルダーを選択することで、様々な項目を設定できるようになります。
サブフォルダーを作成するには、以下の項目を定義します。これらはコンテンツ設定に関連しており、フォルダーレベルでは直接コンテンツを保存することができないため、サブフォルダーレベルにのみ対応します。
パラメーター 説明 フォルダー名 コンテンツの保存や閲覧時に表示される、サブフォルダーの名前を入力します。 説明 使用目的と使用者を分かりやすくするために、サブフォルダーの説明を入力します。 フォルダーの階層 サブフォルダーを保存する親フォルダーを選択します。 高度な設定 リンクを展開することで、高度な設定をすることができます。各項目の詳細は、以下を参照してください。 並び順 サブフォルダーを表示する順序を定義します。例えば、1を設定すると、対象のサブフォルダーが一番上に表示されます。デフォルトでは0に設定されており、この場合サブフォルダーは英数字順に表示されます。 ドラフト（編集中）コンテンツデフォルトフォルダー トグルを有効にすることで、有効化されていないすべてのコンテンツ（レポートやダッシュボードなど）は、自動的にこちらのサブフォルダーに保存されます。システムでは、ドラフト（編集中）デフォルトサブフォルダーをひとつだけ設定することができ、コンテンツ作成者がコンテンツを保存するサブフォルダーを選択するまで、すべてのドラフト（編集中）コンテンツが保存されることになります。すべてのドラフト（編集中）コンテンツを、一箇所にまとめることができるため、システムを整理しやすくなります。 デフォルトビュービルダー トグルを有効にすることで、自動的に作成されるビューを保存するために、こちらのサブフォルダーを使用します。システムでは、ひとつだけこのフォルダーを設定することができます。 バージョン履歴 レポートの履歴結果セットを維持するために、レポートに返されるデータを保存することができます。
- 「最新のバージョンのみ」に設定した場合、履歴結果は維持されません。つまり、システムはレポートが実行されるたびに、データベースクエリーを実行し、結果セットを作成することになります。
- 「履歴を保持」を選択した場合は、レポートのすべての履歴バージョンが維持されることになります。これは、レポート定義だけでなく、レポートデータも保存します。これにより、ユーザーは以前のバージョンを確認し、結果セットを比較することができます。注意：このオプションを使用することで、大量のデータが作成される可能性があるため、使用には十分配慮してください。
レポートのすべての履歴は、Yellowfin データベースに保存されます。システム管理者は、保存するレポートのサイズやバージョンを定義することができます。これは、インフラの使用を制御できるアプリケーション管理プロセスです。より詳細な情報は、以下の項目を参照してください。
最大サイズ このフォルダーのコンテンツがキャッシュとして利用可能な容量を定義します（単位：KB）。これは、保存されるレポートデータ容量の上限を設定します。設定した上限を超える場合、システムは新しいコンテンツを保存するために、古いキャッシュコンテンツを削除します。 最大バージョン 履歴として残す1レポートあたりの結果セットの数を定義します。例えば、各レポートの上限を20結果セットに設定できます。設定した上限を超える場合、システムは新しいセットを保存するために、古いキャッシュセットを削除します。
注意：バージョンと期間に関連するコンテンツフォルダーの制限は、対象のコンテンツがストーリーで使用される場合は適用されません。
最大期間 結果セットの履歴を残す期間を定義します。例えば、これを5年に設定した場合、コンテンツは5年保存されます。ただし、古い順に削除されていきます。
注意：この制限は、対象のコンテンツがストーリーで使用される場合は適用されません。
- 次に、このサブフォルダーに保存するコンテンツのセキュリティアクセスや承認設定を定義します。詳細は、以下の項目を参照してください。
コンテンツの承認とセキュリティアクセス
こちらの項目では、フォルダーに保存されるコンテンツのエキスパート承認プロセスと、コンテンツにアクセスできるユーザーを定義する方法を示します。承認プロセスはレポート、ストーリー、ビューに設定することができ、ダッシュボードおよびストーリーボードに設定することはできません。
- サブフォルダーの詳細を設定したら、「ユーザーアクセス」タブをクリックします。
- 「エキスパートの承認」トグルを有効にして、このフォルダーに作成されるコンテンツの承認プロセスを定義します。これにより、システム管理者や上級ユーザーは、このフォルダーに保存されるすべてのレポート、ストーリー、ビューが共有される前に、レポート内容が適切か、データは信頼できるかを確認したうえで、これらのレポートを承認することができます。
- 「ユーザー/グループ」パネルで、コンテンツのエキスパート承認者に設定するユーザー、またはグループを選択します。
サブフォルダーは、特定の権限に基づき、保存されたコンテンツへのアクセスを制限することができます。セキュリティ設定の選択肢は、次の通りです。
セキュリティ設定 説明 制限なし ユーザーは、ログインすることなく、このフォルダーに保存されたコンテンツにアクセスすることができます。 公開 コンテンツを閲覧するにはログインが必要ですが、すべてのシステムユーザーがこのコンテンツを閲覧することができます。 非公開 選択されたユーザーのみ、このコンテンツにアクセスすることができます。 - 「非公開」を選択した場合は、アクセスを付与するユーザーやグループを選択し、それぞれの権限を定義する必要があります。
選択したユーザー（または、承認者）のアクセスレベルをクリックし、それぞれの権限を更新します。アクセス権限は、以下の3タイプです。
アクセスレベル 説明 閲覧 ユーザーは、コンテンツの閲覧をすることはできますが、新規に作成することはできません。 編集 ユーザーは、既存コンテンツの編集、または更新をすることはできますが、新規コンテンツの作成や、コンテンツの削除をすることはできません。また、フォルダー内のすべてのコンテンツを閲覧することができます。 削除 ユーザーは、コンテンツの閲覧、編集、作成、削除をすることができます。少なくともひとりは、削除権限を持つ必要があります。 注意：すべてのユーザーに閲覧権限を付与したい場合は、対象のユーザーを含むグループを作成し、閲覧権限を付与します。
- 一覧には、必要なだけユーザーやグループを追加できます。少なくともひとり、またはひとつのグループに削除権限を設定しなくてはいけません。これにより、手順を完了することができます。
- 設定が完了したら、「送信・実行」をクリックして、変更を保存します。
デフォルト組織のコンテンツセキュリティ
クライアント組織機能を使用している場合は、クライアント組織レベルで作成されたユーザーグループにアクセス権を割り当てることで、デフォルト組織でコンテンツサブフォルダーへのアクセスを制限することができます。これにより、すべてのクライアント組織ユーザーにデフォルトコンテンツの利用を許可するのではなく、指定されたユーザーのみに使用を制限することができます。
フォルダー、サブフォルダーの編集
フォルダーやサブフォルダーの設定を変更する場合は、管理コンソールのコンテンツフォルダー一覧で、対象のフォルダー名をクリックします。
フォルダー、サブフォルダーの削除
フォルダーやサブフォルダーを削除するためには、管理コンソールのコンテンツフォルダー一覧で、対象のフォルダー欄右端にある「×」ボタンをクリックします。
「×」ボタンをクリックすると、削除を確認するページが表示されます。対象のフォルダーにコンテンツが含まれている場合は、コンテンツを他のフォルダーに移動するか、フォルダーを削除する前に、これを削除しなくてはいけません。
