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ブロードキャストを使用することで、定義されたスケジュールやルールに基づき、電子メールを介して複数のユーザーへレポートやダッシュボードを送信できます。購読は通常のブロードキャストと同様に機能しますが、これは定義したユーザーにのみ送信されます。
ダッシュボードはリンク、またはPDF添付としてブロードキャストできます。ダッシュボードのブロードキャストには、様々なオプションが存在します。
ダッシュボード全体は、ブラウザでの表示方法に従いPDFとしてブロードキャストできます。
または、ダッシュボードに含まれる各レポートやグラフは、ひとつのファイルとして結合し、ブロードキャストすることもできます。このタイプのブロードキャストは、PDFおよびXLS形式をサポートします。PDFの場合、各レポートは個別にエクスポートされ、ひとつのPDFドキュメントにまとめられます。XLSの場合、各レポートやグラフはXLSファイル内の個別のタブに追加されます。
レポートは含まれるコンテンツに応じて、HTML、CSV、DOCX、PDF、TXT、XLSX、レポートへのリンクとしてブロードキャストできます。
| Notetip |
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メニューにPDFオプションが表示されない場合や、ページ付けの問題が発生する場合は、JavaFXがインストールされ、Yellowfinが正しく設定されていることを確認してください。より詳細な情報は、こちらを参照してください。 |
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- 管理コンソールで、ブロードキャストアクセスが必要なユーザーロールを指定します。
- レポートのブロードキャスト機能が必要な場合は、「レポートメニュー」項目を展開し、「ブロードキャストレポート発行権」を有効にします。
ボックスにチェックを入れると、レポートメニューにブロードキャストボタンが表示されます。
- ダッシュボードのブロードキャスト機能が必要な場合は、「ダッシュボード」項目を展開し、「ブロードキャストダッシュボード発行権」を有効にします。
- ボックスにチェックを入れると、公開されたダッシュボードの右上隅にブロードキャストボタンが表示されます。こちらから、レポートの場合と同様のステップを使用して、ダッシュボードにブロードキャストを設定できます。
注意：マルチ表示（タブ表示）コンテンツをブロードキャスト、共有する場合、まず対象のレポートをXLSX形式でエクスポートし、それからブロードキャストのスケジュール設定をしなくてはいけません。エクスポートしたファイルを使用する必要はなく、単にコピーを作成するだけです。
システム管理者は、ブロードキャストのためにスケジュール設定されたコンテンツの送信者の電子メールアドレスを設定しなくてはいけません。これは、システム構成ページの電子メール設定から実行できます。
レポート（またはダッシュボード）のブロードキャスト
以下は、レポートにブロードキャストを設定する手順を示しています。ダッシュボードも同様の手順を使用しますが、ブロードキャストボタンは、画面の右上隅に表示されます。
ブロードキャストのタイプを選択
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配信先の追加
ブロードキャストメールは、定義された配信先にのみ送信されます。配信先には、複数のユーザーを選択することができます。
注意：このステップは、購読では使用することができません。
配信先には、以下の表に示すように、個人またはグループを含めることができます。
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Yellowfinに登録されている個人。
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Yellowfin内で設定されたユーザーのグループ。グループを設定することで、一度に複数のユーザーへレポートを送信することができます。
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外部の電子メールアドレスを入力することで、外部関係者へレポートを送信することができます。送信先のメールアドレスが有効であることを確認します。
注意：こちらの機能を使用するためには、マルチキャストライセンスが必要です。
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ブロードキャストの配信先の電子メールアドレスを含むレポートを選択することができます。電子メールアドレスは、Yellowfin ユーザーのものでなくても構いません。
配信先の一覧をカスタマイズするために、高度ボタン
をクリックし、レポートを追加することで、さらなるフィルタリングが可能になります。このレポート内の他のカラム（列）は、フィルターとしてメインのレポートとリンクできるため、一意のフィルターが適用されたレポートが各電子メールアドレスへ送信されます。
注意：レポート内の電子メールアドレスを含むカラム（列）は、一覧に表示されるように、「電子メール」として書式設定しなくてはいけません。設定方法は、以下の通りです。
a.カラム（列）の書式設定メニューで、対象のカラム（列）を選択します。
b.カラム（列）の表示メニューを開きます。
c.書式オプションで、「電子メール」を選択します。
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注意
- ブロードキャストレポートは、受信者のアクセスフィルターや言語、その他の要因を考慮して、複数の受信者それぞれに対して個別に実行されます。しかし、メモリ使用量やシステムパフォーマンスを節約するために、以下のシステム構成を使用して、各受信者のレポートが生成されるとすぐに提供されるようにすることができます（すべての受信者のレポートが準備されるまで待ってから送信する必要がありません）。
設定方法は、こちらを参照してください。 - ブロードキャスト電子メールでカーボンコピーオプションを有効化することで、同じデータへのアクセス権を持つ複数のユーザーへメールがひとつだけ送信されます。これは、最初のユーザーにだけ送信され、残りの受信者にはカーボンコピーが送信されることになります。すべての受信者がお互いを確認できる点に注意してください。
設定方法はこちらを参照してください。
(レポートブロードキャスト向け) フィルターを使用した件名のカスタマイズ
Yellowfin 9.6以降をお使いの環境であれば、フィルター値に基づき件名をカスタマイズすることができます。これは、特定のフィルター値を含むひとつのブロードキャストジョブから、多数の電子メールを送信する場合に便利です。すべてに同じ件名を付けるのではなく、フィルタータグを使用することで、異なるブロードキャストコンテンツを識別することができます。
例えば、フィルター付きの件名なしに国固有のレポートを毎週送信する場合、すべてのレポートで件名が同じになります (例: 居住国の週次売上レポート)。このレポートに国のフィルタータグを付けて送信することで、件名は国ごとに異なります (例: アメリカの週次売上レポート、ドイツの週次売上レポート、など)。これにより管理作業が軽減され、件名がすべて同じではないことで、大量の電子メールの一覧から送信済みの電子メールを見つけやすくなります。受信者の観点から見ると、より詳細な件名の電子メールを受け取ることができます。
要件に合わせて、2つのタイプのフィルタータグから選択します。以下の表にいくつかの例を示します。
フィルターに値を表示させるためには、少なくともひとつのフィルター値を設定しなくてはいけません。
※現状は、英語 (アルファベットを使用した言語) でのみ機能します。
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ツアー地域にオーストラリアを含む週次売上レポート
フィルタータグに関する便利な情報
- フィルタータグはブロードキャストの件名用です。ブロードキャストメールの本文では機能しません。
- フィルタータグは、レポート/グラフのブロードキャストでのみ機能します。フィルターを使用したダッシュボードやその他のコンテンツでは機能しません。
- ブロードキャストで「現在のフィルター値」を選択した場合、ブロードキャストを保存したときに設定された値が使用されます。ブロードキャスト送信前にユーザープロンプトフィルター値を更新しても、ブロードキャストに使用される値は更新されません。
- タグに何も表示されない場合は、タグで使用しているフィルターにフィルター値が設定されているかを確認してください。
コンテンツの追加
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（レポートの場合）任意のフィルターを適用
フィルターを含むレポートをブロードキャストする場合、ブロードキャストに適用するフィルターを選択できます。
選択できるオプションは、以下の通りです。
- 現在のフィルター値
- デフォルトフィルター値
- ブックマーク
アクセスフィルター
レポートにアクセスフィルターが適用されている場合、上述で定義された他のフィルターと同様に、アクセスフィルターをブロードキャストレポートに適用することができます。レポートをYellowfinユーザーではなく、外部の電子メールアドレスに送信する場合、配信先はブロードキャストを設定したユーザーのアクセスフィルターを引き継ぎます。
注意：アクセスフィルターで定義されていない配信先へ、アクセスフィルターが適用されたレポートをブロードキャストする場合、以下のロール権限が有効になっている必要があります。
（レポートの場合）任意の配信ルールを定義
配信ルールは、特別な目的でレポートを配信する場合に使用します。特定の基準（例：収益が100,000未満）を満たした場合にのみレポートを配信したい場合、ルールを定義しなくてはいけません。
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- 「ひとつ以上のロウ（行）と一致」（例：$1000未満の取引がある）
- 「結果セット全体に対して集約した値」（例：売上合計が$100000未満である）
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スケジュールの設定
最後のステップは、ブロードキャストのスケジュールを定義します。
非常に柔軟な頻度設定が可能です。例えば、以下のように、月次レポートを特定の日にちに配信できます。
または、特定の週の特定の曜日に設定することも可能です。
| Tip |
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頻度で「1回」を選択することで、設定後すぐにブロードキャストが送信されます。 |
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- 「送信・実行」ボタンをクリックして、ブロードキャスト設定を完了します。 設定した内容が、ブロードキャスト一覧に表示されます。
- ユーザーがスマートタスクオプションを必要とする場合、「タスク使用権」を有効にする必要があります。これは、コラボレーション項目で設定できます。
| Tip |
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マルチ表示（タブ表示）コンテンツをブロードキャスト、共有する場合、まず対象のレポートをXLSX形式でエクスポートし、それからブロードキャストのスケジュール設定をしなくてはいけません。エクスポートしたファイルを使用する必要はなく、単にコピーを作成するだけです。 |
| Tip |
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システム管理者は、ブロードキャストのためにスケジュール設定されたコンテンツの送信者の電子メールアドレスを設定しなくてはいけません。これは、システム構成ページの電子メール設定から実行できます。 |