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ブロードキャストを使用することで、定義されたスケジュールやルールに基づき、電子メールを介して複数のユーザーへレポートやダッシュボードを送信できます。購読は通常のブロードキャストと同様に機能しますが、これは定義したユーザーにのみ送信されます。
注意：マルチ表示（タブ表示）コンテンツをブロードキャスト、共有する場合、まず対象のレポートをXLSX形式でエクスポートし、それからブロードキャストのスケジュール設定をしなくてはいけません。エクスポートしたファイルを使用する必要はなく、単にコピーを作成するだけです。
システム管理者は、ブロードキャストのためにスケジュール設定されたコンテンツの送信者の電子メールアドレスを設定しなくてはいけません。これは、システム構成ページの電子メール設定から実行できます。
レポートのブロードキャスト
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1．レポートを有効化します。ドラフト（下書き中）レポートは、ブロードキャストすることができません。 2．メインのナビゲーションバーで、「ブロードキャスト」ボタンをクリックします。 |
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3．「新規作成」をクリックして、複数ユーザーへ送信する場合は「ブロードキャスト」、自分自身に送信する場合は「購読」を選択します。 |
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4．以下で紹介する様々なオプションを備えたブロードキャスト設定画面が開きます。 |
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配信先
ブロードキャストメールは、定義された配信先にのみ送信されます。配信先には、複数のユーザーを選択することができます。
注意：このステップは、購読では使用することができません。
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1．「配信先」項目をクリックします。
2．こちらから、Yellowfinのユーザー、グループ、レポートを検索することができます。また、外部の電子メールアドレスを入力することもできます（外部ユーザーへの送信には、マルチキャストライセンスが必要です）。
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Yellowfinに登録されている個人。
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Yellowfin内で設定されたユーザーのグループ。グループを設定することで、一度に複数のユーザーへレポートを送信することができます。
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外部の電子メールアドレスを入力することで、外部関係者へレポートを送信することができます。送信先のメールアドレスが有効であることを確認します。
注意：こちらの機能を使用するためには、マルチキャストライセンスが必要です。
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ブロードキャストの配信先の電子メールアドレスを含むレポートを選択することができます。電子メールアドレスは、Yellowfin ユーザーのものでなくても構いません。
配信先の一覧をカスタマイズするために、高度ボタン
をクリックし、レポートを追加することで、さらなるフィルタリングが可能になります。このレポート内の他のカラム（列）は、フィルターとしてメインのレポートとリンクできるため、一意のフィルターが適用されたレポートが各電子メールアドレスへ送信されます。
注意：レポート内の電子メールアドレスを含むカラム（列）は、一覧に表示されるように、「電子メール」として書式設定しなくてはいけません。設定方法は、以下の通りです。
a.カラム（列）の書式設定メニューで、対象のカラム（列）を選択します。
b.カラム（列）の表示メニューを開きます。
c.書式オプションで、「電子メール」を選択します。
3. ドロップダウンから配信先を選択します。
注意
- ブロードキャストレポートは、受信者のアクセスフィルターや言語、その他の要因を考慮して、複数の受信者それぞれに対して個別に実行されます。しかし、メモリ使用量やシステムパフォーマンスを節約するために、以下のシステム構成を使用して、各受信者のレポートが生成されるとすぐに提供されるようにすることができます（すべての受信者のレポートが準備されるまで待ってから送信する必要がありません）。
設定方法は、こちらを参照してください。 - ブロードキャスト電子メールでカーボンコピーオプションを有効化することで、同じデータへのアクセス権を持つ複数のユーザーへメールがひとつだけ送信されます。これは、最初のユーザーにだけ送信され、残りの受信者にはカーボンコピーが送信されることになります。すべての受信者がお互いを確認できる点に注意してください。
設定方法はこちらを参照してください。
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件名、本文、ファイルのタイプ
送信する電子メールの、以下の項目を定義します。
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1. 件名に表示するテキストを入力します。 2. 電子メールの本文に使用するテキストを入力します。 3. 以下の項目から、レポート送信時の形式を選択します。
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4. レポートをドキュメントとしてブロードキャストする場合、「ブロードキャスト日付の追加」チェックボックスが表示されます。現在の日付をドキュメント名に含める場合は、こちらにチェックを入れます。 |
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5. PDFファイルをブロードキャストする場合、「セキュアPDF」チェックボックスが表示されます。PDFファイルをパスワード保護する場合は、こちらにチェックを入れます。こちらでパスワードを個別に指定するか、ファイルエクスポート時に作成したものを使用するか、Yellowfinが生成したデフォルトパスワードを使用するかを選択します。 より詳細な情報は、こちらを参照してください。 |
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フィルター
レポートにフィルターが適用されている場合、ブロードキャストレポートに適用するフィルターを選択することができます。
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選択できるオプションは、以下の通りです。
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アクセスフィルター
レポートにアクセスフィルターが適用されている場合、上述で定義された他のフィルターと同様に、アクセスフィルターをブロードキャストレポートに適用することができます。レポートをYellowfinユーザーではなく、外部の電子メールアドレスに送信する場合、配信先はブロードキャストを設定したユーザーのアクセスフィルターを引き継ぎます。
注意：アクセスフィルターで定義されていない配信先へ、アクセスフィルターが適用されたレポートをブロードキャストする場合、以下のロール権限が有効になっている必要があります。
配信ルール
配信ルールは、特別な目的でレポートを配信する場合に使用します。例えば、収益が100,000未満の場合にのみレポートを送信したい場合、配信ルールを追加しなくてはいけません。
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1．「連続」オプションから「アラート」へ変更します。 2．「アラート配信ルール追加」をクリックします。 3．以下のいずれかに基づき、ルールを設定します。 a．「ひとつ以上のロウ（行）と一致」（例：$1000未満の取引がある） b.「結果セット全体に対して集約した値」（例：売上合計が$100000未満である） 4．条件を適用するフィールドを選択し、「+フィールド追加」をクリックして、条件を適用します。必要に応じて、複数の条件を追加することができます。 5．「送信・実行」をクリックします。 6．ブロードキャスト設定画面に、適用したルールが表示されます。 |
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スケジュール
最後のステップは、ブロードキャストのスケジュールを定義します。
非常に柔軟な頻度設定が可能です。例えば、以下のように、月次レポートを特定の日にちに配信できます。
または、特定の週の特定の曜日に設定することも可能です。
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1．「頻度」を選択します。 こちらで選択したオプションに応じて、詳細の指定が必要な場合があります。例えば、隔週を選択した場合、2週間のうち、1週目と2週目のどちらに送信するのか、また何曜日に送信するのかを指定しなくてはいけません。
2．必要に応じて、「高度な設定」を適用します。 配信のために、タイムゾーンや現地時間を設定しなくてはいけな場合があります。これは、「高度な設定」リンクから、設定をすることができます。 a．タイムゾーン：配信に使用するタイムゾーンを選択します。 b．スケジュール期間：配信をし続けるのではなく、設定された期間内のみに、スケジュールを制限することができます。 c. エラー通知：ブロードキャストが失敗した際に、エラー通知されるユーザーを定義します。 |
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1．「送信・実行」ボタンをクリックして、ブロードキャスト設定を完了します。 |
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2．設定した内容が、ブロードキャスト一覧に表示されます。 |
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ダッシュボードのブロードキャスト
ダッシュボードブロードキャストを使用するためには、ユーザーロールでその機能を有効にしなくてはいけません。ダッシュボードはリンク、またはPDF添付としてブロードキャストできます。
管理コンソールで、ダッシュボードブロードキャストを有効にするユーザーロールで、「ブロードキャストダッシュボード発行権」チェックボックスにチェックを入れます。
これを有効にすることで、公開されたダッシュボードの右上隅にブロードキャストボタンが表示されます。これにより、レポートと同様の手順を使用して、ダッシュボードのブロードキャストを設定できるようになります。
ダッシュボードのブロードキャストには、様々なオプションが存在します。
ダッシュボード全体は、ブラウザでの表示方法に従いPDFとしてブロードキャストできます。
または、ダッシュボードに含まれる各レポートやグラフは、ひとつのファイルとして結合し、ブロードキャストすることもできます。このタイプのブロードキャストは、PDFおよびXLS形式をサポートします。PDFの場合、各レポートは個別にエクスポートされ、ひとつのPDFドキュメントにまとめられます。XLSの場合、各レポートやグラフはXLSファイル内の個別のタブに追加されます。
レポートは含まれるコンテンツに応じて、HTML、CSV、DOCX、PDF、TXT、XLSX、レポートへのリンクとしてブロードキャストできます。
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メニューにPDFオプションが表示されない場合や、ページ付けの問題が発生する場合は、JavaFXがインストールされ、Yellowfinが正しく設定されていることを確認してください。より詳細な情報は、こちらを参照してください。 |
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始める前に
この機能を使用する前に、ユーザーロールでブロードキャストオプションを有効にする必要があります。
- 管理コンソールで、ブロードキャストアクセスが必要なユーザーロールを指定します。
- レポートのブロードキャスト機能が必要な場合は、「レポートメニュー」項目を展開し、「ブロードキャストレポート発行権」を有効にします。
ボックスにチェックを入れると、レポートメニューにブロードキャストボタンが表示されます。
- ダッシュボードのブロードキャスト機能が必要な場合は、「ダッシュボード」項目を展開し、「ブロードキャストダッシュボード発行権」を有効にします。
- ボックスにチェックを入れると、公開されたダッシュボードの右上隅にブロードキャストボタンが表示されます。こちらから、レポートの場合と同様のステップを使用して、ダッシュボードにブロードキャストを設定できます。
- ユーザーがスマートタスクオプションを必要とする場合、「タスク使用権」を有効にする必要があります。これは、コラボレーション項目で設定できます。
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マルチ表示（タブ表示）コンテンツをブロードキャスト、共有する場合、まず対象のレポートをXLSX形式でエクスポートし、それからブロードキャストのスケジュール設定をしなくてはいけません。エクスポートしたファイルを使用する必要はなく、単にコピーを作成するだけです。 |
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システム管理者は、ブロードキャストのためにスケジュール設定されたコンテンツの送信者の電子メールアドレスを設定しなくてはいけません。これは、システム構成ページの電子メール設定から実行できます。 |