概要
レポートはカテゴリーとサブカテゴリーの2段階で管理され、個々のレポートはいずれかのサブカテゴリーに分類されます。
これにより、レポートがユーザーによってアクセスされる方法を指定することが可能になります。分類の実装にあたっては、その妥当性を注意深く検討する必要があります。
分類体系
レポート管理においては「分類の体系」を作成することが最も重要なプロセスです。分類体系は、情報を分類、定義し、ユーザーが作成されるレポート全体の中から必要なものを見つけ出すために役立つものでなくてはなりません。
分類の実際
分類体系を作ることは、コミュニケーション行為でもあります。それは基本的に、あなたの組織の持つ知識のエッセンスを捉えたものとなります。概念を要約し、何が重要で、互いにどのような関連を持っているのかを表現しなければなりません。分類体系の作成は、とても重要かつ困難な作業です。 時間もかかるでしょうし、専門知識や創造力が必要となります。
「世界の生き物」というウェブサイトを想像してください。そこには、以下のような分類体系があるでしょう。
- 動物
- 脊椎動物
- ほ乳類
- 鳥類
- 魚類
- 爬虫類
- 無脊椎動物
- 節足動物
- 甲殻類（カニ、エビ、フジツボなど）
- 昆虫
- 脊椎動物
この分類は分かりやすいとは言えません。たとえばユーザーは以下のような分類を好むかも知れません。
- 世界
- 海
- 陸地
業務に則した分類体系を作成するのは難しい作業です。社内の情報の流れや使い方を調査して実態を反映した分類を作成してください。
詳細については、カテゴリー管理を参照してください。