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レポートのセキュリティは、個別のアイテムレベルではなく、フォルダーやサブフォルダーレベルで制御されます。これは、システム内でのレポート作成を簡略化するためです。
- フォルダーは、サブフォルダーをグループに分割して保管するために使用します。フォルダーに、直接コンテンツを保存することはできません。
- サブフォルダーは、定義済みフォルダーの中に存在し、機能やアクセス権を指定することが可能で、コンテンツを保存するために使用します。
この構造に保存されるコンテンツは、レポート、ダッシュボードタブ、ストーリーボード、データトランスフォーメーションフローです。この構造に保存されるコンテンツは、レポート、ダッシュボード、ビュー、データトランスフォーメーションフロー、プレゼンテーション、ストーリーです。
| Note |
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コンテンツを保存する前に、フォルダーとサブフォルダー両方の準備が必要です。 |
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フォルダーの作成
フォルダーの作成
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サブフォルダーを保存する親フォルダーを作成するには、以下の手順に従います。
- レフトサイドナビゲーションから「管理」＞「管理コンソール」に移動します。
- コンテンツフォルダータブを展開し、「追加」ボタンをクリックします。
新規フォルダー設定ページが開くので、必要な情報を入力します。
以降の手順については、こちらを参照してください。
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サブフォルダーの作成
- フォルダー名： こちらで設定した名前が、コンテンツの保存や参照時に表示されます。
- 説明： ユーザーに使用目的が分かりやすいように、フォルダーの説明を入力します。
- フォルダーの階層： 新規親フォルダーを作成する場合は、「最上位」を選択します。
- 並び順： フォルダーをアルファベット順で並べかえたくない場合は、並び順を設定します。デフォルトでは、0が入力されています。
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サブフォルダーの作成
ひとつ以上のフォルダーを作成したら、管理コンソールのコンテンツフォルダー一覧下部にある「追加」ボタンをクリックして、サブフォルダーの定義を開始します。同様のコンテンツフォルダー設定ページが開くので、必要な情報を入力します。
- フォルダー名： こちらで設定した名前が、コンテンツの保存や参照時に表示されます。
- 説明： ユーザーに使用目的が分かりやすいように、フォルダーの説明を入力します。
- レベル：「サブフォルダー」を選択することで、フォルダー設定とは異なる設定項目が表示されます。
- 親フォルダー： このサブフォルダーを保存する「親フォルダー」を選択します。
- ドラフト（編集中）コンテンツ保存用： システムでは、ドラフト（編集中）フォルダーをひとつ設定することができ。コンテンツ作成者がコンテンツを保存するサブフォルダーを選択するまで、すべてのドラフト（編集中）コンテンツが保存されることになります。すべてのドラフト（編集中）コンテンツを、一箇所にまとめることができるため、システムを整理しやすくなります。
注意： こちらの設定を有効にすると、有効化されていないすべてのコンテンツは、自動的にこのサブフォルダーへ保存されます。ドラフト（編集中）コンテンツ保存フォルダーは、ひとつだけ設定することができます。 - 並び順： フォルダーをアルファベット順で並べかえたくない場合は、並び順を設定します。デフォルトでは、0が入力されています。
- ステータス： サブフォルダーの設定が完了したら、ステータスを「有効」に設定します。ステータスが「ドラフト（編集中）」の場合は、システム管理者のみフォルダーの参照、編集をすることができ、コンテンツの保存に使用することはできません。
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「レベル」を「サブフォルダー」に設定したら、以下の項目を定義しなくてはいけません。これらの設定は、コンテンツ設定に関連しているため、サブフォルダーレベルにのみ対応しています。そのためフォルダーレベルでは、コンテンツを直接保存することはできません。
レポート発行権と承認
こちらの項目では、フォルダーへの共有レポート発行権を与えるユーザーを指定します。
- 「アクセス権限を持つユーザー」を選択した場合、共有レポート機能を持つすべてのユーザーが、このフォルダーへレポートを発行することができます。
- 「エキスパートのみ、またはエキスパートの承認付きで」を選択した場合、指定されたユーザーのみ、このフォルダーにレポートを発行することができます。ユーザーにこのフォルダーへのレポート発行権が無い場合は、エキスパートの承認を得るために、レポートの承認申請が送信されます。これにより、システム管理者や上級ユーザーは、このフォルダーに保存されるすべてのレポートが共有される前に、レポート内容が適切か、データは信頼できるかを確認したうえで、これらのレポートを承認することができます。
レポートバージョン履歴
システムでは、レポートの結果履歴を保持しておくことができます。こちらのオプションを選択すると、レポート定義だけでなく、データも保存されます。これによりユーザーは、以前のバージョンのレポートを参照することで、結果を比較することができます。
すべてのバージョンのレポートは、Yellowfinのデータベースに保存されます。システム管理者は、保存するレポートの世代数や、最大サイズを定義することができます。これはシステム管理者が、システム基盤の使用を制御するためのアプリケーション管理プロセスです。
注意：バージョンや世代数に関するコンテンツフォルダーへの制限は、対象のコンテンツがストーリーで使用されている場合には適用されません。
バージョン履歴 | 「バージョン履歴」は、レポートで返されるデータを保存することができます。 「最新の結果のみ保存」を選択した場合、履歴は保持されません。 「アーカイブされたレポート結果を保存」を選択した場合は、すべてのレポートバージョン履歴が保持されます。 注意：このオプションは、短期間で大量のデータを生成するため、使用に際しては細心の注意が必要です。 |
|---|---|
キャッシュの最大サイズ | キャッシュに保存されるデータの最大サイズか、バージョン履歴を保存するために必要なデータベースサイズを指定します。 |
表示されるアイテム数 | レポート情報を管理するために、履歴ドロップダウンメニューに表示するアイテムの最大数を指定します。 |
保存期間 | アーカイブされた履歴が削除されるまでの期間を指定します。 |
コンテンツセキュリティとアクセス
アクセス権を指定することで、サブフォルダーに含まれるコンテンツへのアクセスを制限することができます。設定できるセキュリティオプションは、以下の通りです。
- 制限なし：ユーザーはログオンをすることなく、このフォルダーにアクセスすることができます。
- ログインが必要：コンテンツを参照するためにはログオンが必要ですが、すべてのシステムユーザーがこのコンテンツを参照することができます。
- アクセス権が必要：選択されたユーザーのみ、このコンテンツにアクセスすることができます。
「アクセス権が必要」を選択した場合は、このサブフォルダーにアクセスできるユーザーやグループ、またそのアクセスレベルを指定しなくてはいけません。設定できるアクセスレベルは、以下の3タイプです。
| 閲覧 | ユーザーは、コンテンツの閲覧をすることはできますが、作成をすることはできません。 |
| 編集&更新 | ユーザーは、既存のコンテンツの編集、更新をすることができますが、新規コンテンツの作成や、コンテンツの削除をすることはできません。また、フォルダー内のすべてのコンテンツを閲覧することができます。 |
| 削除 | ユーザーは、コンテンツの閲覧、編集、作成、削除をすることができます。少なくともひとりは、削除権限を持つ必要があります。 |
注意：すべてのユーザーにレポート閲覧を許可したい場合は、すべてのユーザーを含むグループを作成し、閲覧権限を付与します。
ユーザーまたはグループ（あるいはその両方）を選択したら、追加をクリックしてアクセス一覧に追加します。アクセス一覧には、必要なだけユーザーやグループを追加することができます。少なくともひとりのユーザー、もしくはグループに削除権限を付与しなければ、プロセスを終了することはできません。そのため、必ず削除権限のあるユーザーを設定してください。
サブフォルダーを作成するには、以下の手順に従います。少なくとも、ひとつのフォルダーを事前に作成しておく必要があります。
- フォルダーを作成したら、管理コンソールのコンテンツフォルダー一覧下部にある「追加」ボタンをクリックして、サブフォルダーを定義します。
以降の手順については、こちらを参照してください。
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コンテンツの承認とセキュリティアクセス
こちらの項目では、フォルダーに保存されるコンテンツのエキスパート承認プロセスと、コンテンツにアクセスできるユーザーを定義する方法を示します。
1．サブフォルダーの詳細を設定したら、「ユーザーアクセス」タブをクリックします。
2．「エキスパートの承認」トグルを有効にして、このフォルダーに作成されるコンテンツの承認プロセスを定義します。これにより、システム管理者や上級ユーザーは、このフォルダーに保存されるすべてのレポートが共有される前に、レポート内容が適切か、データは信頼できるかを確認したうえで、これらのレポートを承認することができます。
3．「ユーザー/グループ」パネルで、コンテンツのエキスパート承認者に設定するユーザー、またはグループを選択します。
4．サブフォルダーは、特定の権限に基づき、保存されたコンテンツへのアクセスを制限することができます。セキュリティ設定の選択肢は、次の通りです。
| セキュリティ設定 | 説明 |
|---|---|
| 制限なし | ユーザーは、ログインすることなく、このフォルダーに保存されたコンテンツにアクセスすることができます。 |
| 公開 | コンテンツを閲覧するにはログインが必要ですが、すべてのシステムユーザーがこのコンテンツを閲覧することができます。 |
| 非公開 | 選択されたユーザーのみ、このコンテンツにアクセスすることができます。 |
5．「非公開」を選択した場合は、アクセスを付与するユーザーやグループを選択し、それぞれの権限を定義する必要があります。
6．選択したユーザー（または、承認者）のアクセスレベルをクリックし、それぞれの権限を更新します。アクセス権限は、以下の3タイプです。
| アクセスレベル | 説明 |
|---|---|
| 閲覧 | ユーザーは、コンテンツの閲覧をすることはできますが、新規に作成することはできません。 |
| 編集 | ユーザーは、既存コンテンツの編集、または更新をすることはできますが、新規コンテンツの作成や、コンテンツの削除をすることはできません。また、フォルダー内のすべてのコンテンツを閲覧することができます。 |
| 削除 | ユーザーは、コンテンツの閲覧、編集、作成、削除をすることができます。少なくともひとりは、削除権限を持つ必要があります。 |
注意：すべてのユーザーに閲覧権限を付与したい場合は、対象のユーザーを含むグループを作成し、閲覧権限を付与します。
7．一覧には、必要なだけユーザーやグループを追加できます。少なくともひとり、またはひとつのグループに削除権限を設定しなくてはいけません。これにより、手順を完了することができます。
8．設定が完了したら、「送信・実行」をクリックして、変更を保存します。
デフォルト組織のコンテンツセキュリティ
クライアント組織機能を使用している場合は、クライアント組織レベルで作成されたユーザーグループにアクセス権を割り当てることで、デフォルト組織でコンテンツサブフォルダーへのアクセスを制限することができます。これにより、すべてのクライアント組織ユーザーにデフォルトコンテンツの利用を許可するのではなく、指定されたユーザーのみに使用を制限することができます。
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フォルダーやサブフォルダーの設定を変更する場合は、管理コンソールのコンテンツフォルダー一覧で、対象のフォルダー名をクリックします。
より詳細な手順は、こちらを参照してください。
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フォルダー、サブフォルダーの削除
- フォルダーやサブフォルダーを削除するためには、管理コンソールのコンテンツフォルダー一覧で、対象のフォルダー欄右端にある「×」ボタンをクリックします。
「×」ボタンをクリックすると、ユーザーの削除を確認するページが表示されます。対象のフォルダーにコンテンツが含まれている場合は、コンテンツを他のフォルダーに移動するか、フォルダーを削除する前に、これを削除しなくてはいけません。
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フォルダーを削除することを確認するポップアップが表示されます。
- 「OK」をクリックするとフォルダーが削除されます。
- フォルダーの中にコンテンツが含まれている場合、下記のポップアップが表示されます。
フォルダーを削除する前に、コンテンツを削除または移動する必要があります。
- 「OK」をクリックして、管理コンソールページに戻ります。